Digitalizare de 3,7 milioane lei la Ambulanța Sibiu. „Fiecare oră pe care personalul nu o mai petrece cu hârtii este o oră câștigată pentru pacienți”

Serviciul de Ambulanță Județean Sibiu (SAJ) anunță finalizat unuia dintre cele mai complexe proiecte de digitalizare implementate până acum într-un serviciu de ambulanță din România. Cu o investiție finală de aproximativ 3,7 milioane de lei, finanțată prin Planul Național de Redresare și Reziliență, instituția a construit un ecosistem digital care conectează activitatea administrativă, logistica, farmacia și echipajele din teren. Managerul unității spune într-o conferință de presă că scopul este simplu: mai puțină birocrație, mai puțin timp pierdut cu documente și mai mult timp pentru pacienți.

Proiectul „Ecosistem de guvernanță digitală specifică activității Serviciului de Ambulanță Județean Sibiu” a fost prezentat de managerul SAJ Sibiu, dr. Constantin Popescu, alături de Adrian Munțiu, directorul medical al instituției, și de Călin Chețe, reprezentantul companiei Dava Soft Solution, care a dezvoltat șapte dintre modulele sistemului.

Deși denumirea proiectului poate părea complicată, ideea din spatele lui este că toate procesele administrative care până acum se desfășurau pe hârtie sunt mutate într-un sistem electronic integrat.

A pornit de la dorința de a renunța la registrele scrise de mână

Managerul SAJ Sibiu spune că proiectul a început cu o nevoia de eliminare a registrelor completate manual și reducerea timpului petrecut cu documentele.

„Am plecat de la un sistem relativ simplu. Voiam să scăpăm de registrele scrise de mână și am tot construit în jurul acestei idei până când a ajuns un sistem un pic mai complex”, a explicat Constantin Popescu.

În timp, proiectul s-a transformat într-o platformă care conectează zece domenii de activitate ale instituției: registratura electronică, managementul documentelor, arhivarea electronică, resursele umane, gestiunea medicamentelor și materialelor sanitare, formularele tipizate, managementul identităților electronice, securitatea datelor, administrarea clădirilor și semnarea digitală a documentelor.

Practic, documentele care înainte circulau fizic între birouri și necesitau semnături olografe vor putea fi aprobate și transmise electronic, în câteva secunde.

„Sper din tot sufletul că nu vor mai exista mape la semnat între birouri sau la directori. Lucrurile se vor întâmpla instant. Documentele vor circula foarte rapid și vor fi validate folosind semnătura digitală”, a declarat managerul SAJ Sibiu.

Digitalizarea pentru activitatea echipajelor

Una dintre cele mai importante componente ale proiectului este modulul destinat personalului operativ. Pentru prima dată, activitatea echipajelor va fi gestionată într-un registru digital. Solicitările, graficele de lucru, pontajele și fișele de activitate vor fi integrate într-un singur sistem.

Pentru personalul din teren au fost achiziționate 33 de terminale mobile rezistente, special concepute pentru activitatea din ambulanțe. Prin intermediul acestora, echipajele vor putea primi informații și vor putea înregistra mult mai rapid activitățile desfășurate.

Călin Chețe, reprezentantul Dava Soft Solution, a explicat că una dintre cele mai dificile provocări ale proiectului a fost integrarea cu sistemul 112.

„Singura provocare cu adevărat specială a fost conectarea cu programul de la 112. Primim datele de la ei și încercăm să eliminăm registrul pe hârtie. Informațiile intră automat în sistemul nostru și sunt transmise către terminalele aflate la echipaje”, a spus acesta.

Astfel, informațiile despre solicitări ajung mai rapid la echipajele aflate în teren, iar comunicarea dintre dispecerat și ambulanțe devine mai eficientă.

Fiecare medicament va putea fi urmărit până la pacient

Un alt punct forte al proiectului subliniat în conferință este digitalizarea completă a circuitului medicamentelor și materialelor sanitare.

Sistemul permite monitorizarea întregului traseu al unui medicament, de la achiziție și depozitare până la utilizarea lui într-o intervenție.

„Sistemul urmărește un medicament și în sens invers, de la nevoia lui la pacient în ambulanță, la asistentul care îl pune în trusă, la asistentul de farmacie, la farmacist și până la achiziții”, a explicat Constantin Popescu.

În practică, acest lucru înseamnă că personalul va putea vedea în timp real stocurile disponibile, produsele care se apropie de termenul de expirare și necesarul de reaprovizionare.

Mai mult, după fiecare intervenție, consumul de medicamente va putea fi înregistrat prin scanare, fără completarea manuală a formularelor.

„Nu doar că nu va mai exista riscul ca trusele să fie incomplete, dar se va vedea și care medicamente sunt aproape de expirare și ce trebuie înlocuit”, au explicat reprezentanții proiectului.

Digitalizarea pentru pacient

Una dintre întrebările adresate în timpul conferinței a fost cea care îi interesează cel mai mult pe oameni: în ce fel va ajuta sistemul pacientul care sună la 112?

Conducerea SAJ Sibiu a explicat că noua platformă nu modifică procesul de preluare a apelurilor și nici modul în care sunt trimise ambulanțele la intervenții. Beneficiile apar indirect, prin reducerea timpului petrecut de echipaje cu activitățile administrative.

După predarea pacientului la spital, personalul medical trebuie să completeze documente, să înregistreze consumul de medicamente și să refacă stocurile din ambulanță. Toate aceste operațiuni vor fi simplificate.

„În situația în care toate ambulanțele sunt ocupate, prin folosirea acestui sistem ele se vor elibera mai repede și pot merge mai rapid la următoarea misiune”, a explicat Constantin Popescu.

Managerul a precizat că nu poate estima încă în câte minute se vor reduce timpii de intervenție, însă sistemul va permite identificarea exactă a etapelor care generează întârzieri și adoptarea unor măsuri bazate pe date reale.

Date, nu registre

Managerul SAJ, Costin Popescu a arătat că, poate cel mai important câștig al proiectului, este capacitatea instituției de a analiza activitatea în timp real. Până acum, multe informații erau stocate în registre și documente pe hârtie, ceea ce făcea dificilă centralizarea lor.

Noul sistem va permite generarea rapidă de statistici și rapoarte privind activitatea serviciului.

„Vom avea o bază de date digitală. Vom putea ști câte infarcte am avut în ultimele luni, cine a intervenit, ce medicație a fost folosită, cât a costat și cât timp am cheltuit pentru tratarea unei anumite patologii”, a explicat managerul SAJ.

Aceste informații vor ajuta conducerea instituției să înțeleagă mai bine nevoile reale ale serviciului și să ia decizii fundamentate pe date concrete.

Va putea fi extins

Conducerea SAJ Sibiu susține că sistemul a fost gândit astfel încât să poată fi extins și adaptat în viitor.

În plus față de platformele software, proiectul a inclus realizarea unei infrastructuri IT moderne, cu servere redundante, sisteme de stocare performante și o rețea securizată care conectează sediul central cu substațiile din județ.

„Digitalizarea administrativă nu este un scop în sine. Fiecare oră pe care personalul nu o mai petrece cu hârtii este o oră câștigată pentru pacienți. Prin acest ecosistem schimbăm modul în care funcționează instituția și ne pregătim pentru serviciile de urgență ale viitorului”, a declarat Constantin Popescu.

Acesta a precizat în cadrul conferinței că până la finalul lunii proiectul va fi implementat la nivelul întregii instituții.

Date tehnice ale proiectului

• Denumire: „Ecosistem de guvernanță digitală specifică activității Serviciului de Ambulanță Județean Sibiu”
• Beneficiar: Serviciul de Ambulanță Județean Sibiu
• Finanțare: Planul Național de Redresare și Reziliență (PNRR), Componenta C7 – Transformare digitală
• Valoarea totală: 3.543.461,89 lei – valoarea finală 3.700.000 lei
• Perioada de implementare: 25 aprilie 2024 – 30 iunie 2026
• 10 domenii integrate într-un ecosistem digital unic
• 30 de sisteme informatice noi pentru personalul administrativ
• 33 de terminale mobile pentru echipajele operative
• 184 de angajați instruiți pentru utilizarea platformelor
• integrare cu sistemul 112 și cu aplicațiile interne ale instituției
• arhivare electronică, semnătură digitală și trasabilitate completă a medicamentelor și materialelor sanitare.