Sibienii care digitalizează România. Gina Răcilă, Mindsoft: „Unde există viziune clară la nivel de primar sau președinte CJ, proiectele produc rezultate. Acolo unde digitalizarea este percepută ca și o obligație, progresul este lent”

Pandemia a fost perioada care a determinat autoritățile din România să accelereze procesele de digitalizare a serviciilor publice. De atunci, numeroase companii au fost cooptate de autoritățile locale și centrale pentru a livra softuri, servicii de mentenanță sau au fost create chiar hub-uri de inovare digitală prin care este susținută transformarea digitală a companiilor și administrațiilor publice prin programe specializate ce asigură creșterea eficienței, competitivității și inovației. Sibienii de la Mindsoft IT Solutions se numără printre cei care în ultimii ani au câștigat numeroase licitații pentru digitalizarea administrațiilor publice locale, dar și a unor ministere. 

Chiar recent, Ministerul Sănătății a anunțat că sibienii de la Mindsoft IT Solutions împreună cu clujenii de la Arobs Systems au câștigat licitația pentru a digitaliza instituția, atribuind un contract în valoare de 34,56 milioane de lei: este vorba despre implementarea unui sistem informatic integrat, strategic. Dar Mindsoft IT Solutions nu este la primul astfel de contract. În anul 2023 compania sibiană a câștigat trei proiecte de digitalizare a municipiilor Vatra Dornei, Hunedoara și Fălticeni.

Citește și: Mai multe municipii din țară și un consiliu județean vor fi digitalizate de firme de IT din Sibiu. Contracte de peste 2 milioane de lei

Turnul Sfatului a realizat un interviu cu directorul executiv al companiei, Gina-Gabriela Răcilă, în care am discutat despre acest proces, dar și despre provocările întâlnite în lucrul cu instituțiile statului.

Pentru început, v-am ruga să ne faceți o scurtă prezentare a companiei: când și cum ați decis să fondați firma, câți angajați avea la început și câți are în prezent, ce servicii oferea inițial și care sunt principalele activități astăzi? 

Povestea Mindsoft IT Solutions a început la nivel local prin identificarea nevoilor legate de accesul cetățenilor la informațiile de natură publică, de transparență, de servicii mai rapide în relația acestora cu autoritățile publice. Ne-am dat seama că dezvoltarea și implementarea de soluții software adaptate pentru administrația locală sau centrală vor putea schimba nu numai modul în care milioane de oameni interacționează cu statul dar vor aduce și un impact real în societate.  Am plecat de la convingerea ca evoluția tehnologică nu trebuie să se regăsească doar în mediul privat, un stat modern nu se poate construi pe o infrastructură învechită.

Avantajul nostru major atunci când am demarat acest proiect a fost experiența pe care echipa de dezvoltatori o avea deja în zona de soluții software dedicate. Ulterior, prin inovare continuă, prin flexibilitate și prin adaptarea la cerințele clienților am ajuns astăzi să putem oferi soluții software din ce în ce mai complexe. A fost și este în continuare un proces care presupune răbdare, înțelegerea legislației, dialog cu oameni din sisteme diferite și multă, multă adaptare. 

Au fost și perioade mai grele în evoluția noastră, dar și ani în care ne-am dezvoltat exponențial odată cu diversificarea portofoliului și a extinderii ariei de acoperire. Am trecut în timp de la statutul de furnizor local la cel de integrator de soluții la nivel național.  Ne-au ajutat bineînțeles și parteneriatele cu furnizori importanți de soluții hardware sau alte aplicații soft.   

Dvs. de când activați în IT?

M-am alăturat echipei în calitate de Director Executiv la sfârșitul anului 2020, după un parcurs consolidat în management operațional și strategic. Experiența mea a evoluat de la administrarea complexă a resurselor umane către optimizarea proceselor de business în organizații multinaționale și gestiunea bugetelor anuale. Mi-am perfecționat constant capacitatea de planificare strategică și analiză de piață, coordonând totodată proiecte IT axate pe gestiunea specificațiilor tehnice și digitalizarea fluxurilor de lucru prin noi baze de date HR. Studiile superioare în Drept, finalizate la Sibiu, mi-au fundamentat expertiza în definirea cadrelor contractuale, auditarea documentației și transpunerea cerințelor legislative în proceduri interne eficiente și sisteme de raportare predictivă a costurilor. 

Obiectivele mele pentru MindSoft în anii care urmează sunt să creștem sustenabil, să investim în tehnologie, în oameni și parteneriate solide, să ne consolidăm poziția în piața ca și unul dintre cei mai importanți integratori de soluții software pentru administrația publică din România, să aducem valoare atât pentru clienți cât și pentru comunitate. 

Despre digitalizare, inclusiv oferirea de servicii publice online, se vorbește tot mai intens din perioada pandemiei, tot de atunci fiind făcute mai multe progrese. Probabil că, altfel, lucrurile ar fi evoluat mai lent. Cum vedeți dumneavoastră, din interiorul domeniului, acest proces? Cum se desfășoară la nivel național și cum ați caracteriza situația la nivel local, în Sibiu – unde considerați că lucrurile merg mai bine și unde mai greu, și din ce motive?

Pandemia a reprezentat un punct de cotitura pentru digitalizarea serviciilor publice în România. Restricțiile de mobilitate și necesitatea de a menține funcționalitatea instituțiilor au accelerat adoptarea unor soluții electronice care, altfel, poate că ar fi evoluat mult mai lent. În multe domenii s-au făcut pași importanți. Aș menționa aici servicii publice online pentru emiterea diverselor declarații și autorizații, plata taxelor, semnătură electronică, în general o comunicare mai extinsă utilizând platforme digitale în relația cu cetățeanul.

Evoluția nu a fost însă doar tehnologica, s-au schimbat treptat și așteptările oamenilor privind accesul la servicii publice fără deplasare fizică. În orașele mari spre exemplu, oferirea de către instituții de astfel de facilități nu mai este opțională, ea devine obligatorie.

Dacă ar fi să fac o comparație între ce se întâmplă la nivel local și la nivel național, as spune că progresele sunt evidente însă cu oarecare decalaje.

România are strategii de digitalizare asumate, inclusiv legătura dintre Agenda Digitală Europeană și planurile naționale. Au fost lansate platforme centrale pentru servicii publice și proiecte pentru interconectarea bazelor de date, ceea ce este un lucru pozitiv. În plus, la nivelul multor ministere și agenții există chiar și funcții dedicate digitalizării (CTO/CIO, departamente specializate), ceea ce însemnă că rezultatele vor continua să apară.

Provocările, dacă le pot spune așa, vin în special din implementarea fragmentată. Deși există strategii, punerea în practică este adesea neomogenă. Unele instituții au soluții avansate; altele încă cer documente în format fizic sau nu sunt interoperabile cu alte sisteme.

Un alt aspect este legat și de resursele umane și cultură organizațională din administrația publică. Digitalizarea nu este doar tehnologie, ea ține și de schimbarea mentalității. Mai există încă locuri unde procesul este îngreunat de rezistență la schimbare sau chiar de lipsa competențelor digitale ale personalului.

Dacă e să mă refer la Sibiu, orașul are deja tradiție în proiecte inovative fie prin administrație, fie prin parteneriate cu mediul privat sau academic. Acest lucru înseamnă implicit o deschidere mai mare la soluții digitale.

Faptul ca avem o comunitate IT activă, evenimente, hackathoane sau parteneriate care stimulează idei tehnice și soluții locale duce la formarea unui ecosistem care ajută implicit digitalizarea administrativă.

O parte dintre soluțiile noastre sunt deja implementate și folosite de câțiva ani de către Primăria Sibiu, Consiliul Județean, Prefectură, diverse agenții și direcții  subordonate. E un parteneriat pe termen lung pentru că în permanență instituțiile vor trebui să se adapteze și să evolueze.

Ce v-a determinat să vă implicați în procesul de digitalizare a administrațiilor publice? Cum ați luat această decizie?

Primul impuls a venit din contactul direct cu administrațiile publice și cu procesele lor interne. Am văzut cât de mult timp și resurse se pierd în fluxuri birocratice greoaie, documente pe hârtie, lipsa trasabilității sau dublarea muncii.

Din perspectivă profesională, a fost evident că multe dintre aceste probleme nu țin de lipsa voinței, ci de lipsa instrumentelor potrivite. Iar aici am simțit că putem aduce valoare reală și putem construi.

Mai mult, am avut și avem în continuare convingerea că tehnologia poate schimba în bine relația stat–cetățean. Un serviciu public online bine gândit înseamnă timp câștigat pentru cetățeni și mediul de afaceri, mai multă transparență ceea ce va duce implicit și la creșterea încrederii în instituții.

În câte proiecte sunteți implicați în prezent și câte licitații ați câștigat până acum? La ce etape se află acestea? Oferiți-ne și câteva exemple. 

Portofoliul nostru de clienți include peste 300 de instituții la nivel local și central, primării, consilii județene, prefecturi, agenții și autorități centrale. 

Ce oferă Mindsoft sunt în general soluții software și aplicații integrate care vizează îmbunătățirea proceselor atât în interiorul instituțiilor cât și al comunicării cu beneficiarii. Vorbim aici de soluții de digitalizare în relația cu cetățenii (ghișeu virtual, chatbot, plata electronica, terminale selfpay, citycare, emitere de autorizații) sau portaluri care permit colaborarea interinstituțională.  

Un element central al acestui sistem îl reprezintă aplicațiile dezvoltate de noi în vederea automatizării proceselor și a modului de lucru din interiorul instituțiilor. Aș aminti aici de managementul documentelor, taxe și impozite, buget-contabilitate, juridic, urbanism, personal-salarizare, autorizări, registrul agricol, poliție locală și multe altele.  

Toate aceste soluții s-au dezvoltat în timp plecând de la nevoile generale ale administrației publice. Ele sunt gândite astfel încât fiecare instituție să poată să aleagă în funcție de specificul activității lor, a nevoilor interne și a planurilor de dezvoltare ce urmează să implementeze.

Acesta este și motivul pentru care orice colaborare nouă, cu o instituție care nu are încă soluții de la noi este privită ca și un proiect în sine. De cele mai multe ori implementarea include customizări care se fac la aplicațiile de bază pentru a îndeplini cerințele beneficiarului. 

După cum probabil știți, colaborarea noastră cu instituțiile publice sau contractul nu se termină odată cu implementarea unei soluții, vorbim aici despre sisteme integrate care trebuie să funcționeze fie împreună cu alte soluții deja implementate, fie să se dezvolte și să adăugăm permanent funcționalități noi. Acesta este și motivul pentru care oferim servicii conexe cum ar fi cele de mentenanță (securitate sau back-up date, administrare servere, update aplicații atunci când apar tehnologii noi), servicii de customizare (aplicații personalizate sau proiecte speciale), consultanță pe partea de îmbunătățire procese (business inteligence sau eLearnig).

Proiectele noastre s-au concentrat la nivel de administrație locală (primării de municipii și orașe, consilii județele, direcții subordonate, etc) dar avem soluții implementate și în diverse direcții, agenții locale și centrale din domeniul sănătății, economiei sau turismului.

Care este concluzia pe care o puteți formula până în prezent, din experiența acumulată în aceste proiecte? Cum ați descrie colaborarea cu primăriile, consiliile județene și reprezentanții ministerelor? Ce vi se pare cel mai interesant, dar și cel mai provocator? Unde întâmpinați cele mai mari dificultăți și de ce? Ați avut probleme legate de plata serviciilor?

Digitalizarea în România este reală și vizibilă, dar cu ritmuri și rezultate diferite aș putea spune. La nivel central avem strategii, direcții și platforme, dar cu implementare variabilă în timp ce la nivel local avem proiecte concrete și inițiative inspirate, dar de multe ori limitate de resurse sau priorități.

Acolo unde există o viziune clară la nivel de primar, președinte CJ, secretar general sau ministru, proiectele avansează mult mai rapid și produc rezultate vizibile. Acolo unde digitalizarea este percepută ca și o obligație sau o condiție pentru finanțare, progresul este lent.

Colaborarea între noi ca și furnizor de servicii și instituții este una fără îndoială constructivă, în special acolo unde cum spuneam există deschidere. 

La nivel local particularitățile ar fi legate de nivelul de digitalizare la care a ajuns instituția, experiența lor anterioară în implementarea de soluții software, de bugetele de care dispun și de multe ori și de stabilitatea echipei interne. 

În cazul administrației centrale, reprezentanții acestora sunt mai familiarizați cu cadrul legislativ, cu standardele privind interoperativitatea și gestionarea de proiecte mult mai complexe însă și procedurile de achiziție publică ajung uneori să se prelungească semnificativ atât în etapa de analiză, contractare cât și în cea de implementare.

Provocarea majoră pentru noi și presupun că și a celorlalte firme care oferă soluții sectorului public este legată de finanțare. La fel ca și beneficiarii proiectelor cu toții depindem de liniile de finanțare deschise, de bugetele centrale și locale destinate digitalizării. Nu am întâmpinat probleme majore legate de plata serviciilor, poate mai mult legate de termene. O parte din servicii fiind contractate pe bugete anuale au fost situații în care anumite linii de finanțare au fost amânate sau contractate cu întârziere. 

Avem în prezent un minister al digitalizării, în cadrul Ministerului Economiei, Digitalizării, Antreprenoriatului și Turismului, iar anterior a funcționat și Autoritatea pentru Digitalizarea României. Cât de eficiente considerați că sunt aceste structuri și cum apreciați modul în care sunt gestionate procesele de digitalizare?

Mi-e greu să mă pronunț legat de eficiența acestor structuri. Ce vă pot spune este ca proiecte și planuri există, potențial de finanțare de asemenea deci chiar dacă digitalizarea este un proces complex și de durată suntem încrezători că acesta va continua accelerat în anii următori.

Revenind la Sibiu, în ce domenii sau zone considerați că orașul ar avea cea mai mare nevoie de procese sau servicii digitale suplimentare?

Sibiul este unul dintre orașele fruntașe din Romania in digitalizarea serviciilor publicelor ca și e-guvernare locala, alături de Cluj-Napoca și Brașov. Avem portalul online de e-administratie, Sibiu City App, aplicații pentru mobilitate urbana, etc. Se investește de asemenea și in infrastructura, centre de date și securitatea informațiilor.

Oportunități de dezvoltare există pe partea de integrare a fluxurilor interne, standardizarea și interoperabilitatea cu platformele naționale (conectarea completa cu sistemele centrale), implementarea de sisteme de inteligenta artificiala și analiza predictiva (machine learning pentru a îmbunătăți timpul de răspuns la solicitările cetățenilor sau analiza volumelor mari de date administrative), dar și utilizarea unor asistenți virtuali de tip chatbot interactiv, instrumente simple care să permită și accesul celor cu mai puține competențe digitale la aceste servicii.